AVG-nieuws: vier stappen in de behandeling van een verzoek inzake persoonsgegevens
De Rooms-Katholieke Kerk in Nederland hecht groot belang aan de bescherming van persoonsgegevens en de naleving van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Een zorgvuldige behandeling van verzoeken tot het aanpassen van gegevens is daarom belangrijk. Omdat dit gebeurt in de parochies, zijn er voor degenen die zich hiermee bezighouden, gerichte tips om dit zo zorgvuldig en correct mogelijk te doen. Deel de informatie uit dit nieuwsbericht daarom met de vrijwilligers en medewerkers die de verzoeken ontvangen en verwerken.
Het recht van betrokkenen bij de kerk om informatie op te vragen bij een parochie over de verwerking van hun persoonsgegevens, deze in te zien, te (laten) verwijderen of te laten corrigeren is een van de rechten die de AVG aan iedereen toekent.
Het is belangrijk dat parochies en andere kerkelijke instellingen deze verzoeken met aandacht faciliteren en daarbij zorgdragen voor heldere informatie en communicatie over wat er wel of niet kan bij de behandeling van een verzoek.
Vier stappen in de Behandeling van Verzoeken:
Ontvangst van een Verzoek: Wanneer een betrokkene een verzoek indient met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens, stuurt de parochie een ontvangstbevestiging. Deze bevestiging geeft de betrokkene de zekerheid dat het verzoek in behandeling is genomen of is doorgestuurd aan de juiste persoon binnen de parochie. Vaak zal een verzoek per e-mail binnenkomen. Op het secretariaat van de parochie moet duidelijk zijn wie de mailboxen beheert en welke vervolgstappen hij of zij neemt na de ontvangst van een AVG-verzoek.
Zorgvuldige verwerking: Lees goed welke vraag/verzoek door de betrokkene wordt gedaan. Soms worden er meerdere verzoeken gedaan. Stel eventueel vragen ter verduidelijking aan de betrokkene en vraag bij deze persoon alle informatie op die nodig is om het verzoek inhoudelijk te verwerken. Maak hierbij gebruik van de Interne procedures die er zijn voor in- en uitschrijving.
Duidelijke Communicatie: Goede communicatie is essentieel. Houd de betrokkene op de hoogte van de voortgang van het verzoek. Parochies en andere kerkelijke organisaties zijn afhankelijk van de inzet van vrijwilligers en hebben soms beperkte bezetting. Als de behandeling van een verzoek naar verwachting langer dan vier weken duurt, meld dan aan de betrokkene hoe lang het nog gaat duren en waarom de vertraging is ontstaan. Wees in alle communicatie, meest via e-mail, vriendelijk en tegelijk beknopt en duidelijk.
Afhandeling en Bevestiging: Na voltooiing van de verwerking stuurt de parochie de betrokkene een bericht met daarin een korte uitleg van de genomen stappen en het resultaat van het verzoek. Dit helpt om eventuele vragen of zorgen die de betrokkene mogelijk heeft, weg te nemen.
Meer informatie leest u op rkkerk.nl/avg. Hier vindt u ook het ‘Handboek voor het parochiesecretariaat’ met informatie en praktische hulpmiddelen over dit onderwerp.
Als parochiebestuurders of betrokkenen vragen hebben over de wijze waarop een verzoek is/moet worden behandelend, kan men contact op nemen met de Functionaris voor Gegevensbescherming (FG) fgledenadministratie@rkk.nl en/of de AVG-contactpersoon van het eigen bisdom.
