Nieuws

In de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) wordt een onderscheid gemaakt tussen het bewaren van documenten met persoonsgegevens en het archiveren ervan. De hoofdregel is dat persoonsgegevens niet langer worden bewaard dan nodig is voor het doel waarvoor ze verzameld zijn.

Het is daarom belangrijk dat medewerkers en vrijwilligers kijken naar het doel dat een concreet document dient. Heeft het geen praktisch doel meer? Dan moet het worden vernietigd, tenzij het document een functie vervult binnen de archiefdoelstelling.

Bewaren:

Het bewaren van gegevens heeft betrekking op het vasthouden van informatie voor een bepaalde periode om operationele redenen. Een voorbeeld van bewaren is te vinden in situaties waar medewerkers en vrijwilligers aanmeldingen ontvangen voor de sacramenten. Het eerste contact wordt vaak gelegd via een contactformulier of aanmeldformulier, waarop persoonsgegevens staan die noodzakelijk zijn voor het leggen van contact in de voorbereiding.

Echter, nadat de viering heeft plaatsgevonden en de registratie van het sacrament heeft plaatsgevonden, heeft het aanmeldformulier zelf vaak geen doel meer. Het bewaren van deze aanmeldingsformulieren na deze periode kan in strijd zijn met de beginselen van gegevensminimalisatie en doelbeperking zoals voorgeschreven door de AVG. Het formulier kan dan dus beter worden vernietigd.

Archiveren:

Documenten die niet meer nodig zijn voor de operationele taken in de parochie kunnen soms worden gearchiveerd. Dit is afhankelijk van de archiefdoelen en de archiefrichtlijn die gebruikt wordt om te bepalen welke documenten wel en niet in het archief thuishoren. Een voorbeeld van een document dat een parochie zou willen archiveren voor historische doeleinden, is een parochiekroniek waarin de belangrijkste parochiegebeurtenissen uit het jaar worden opgetekend. Deze kroniek kan gebeurtenissen bevatten zoals speciale vieringen, jubilea, benoemingen, en andere relevante gebeurtenissen die de geschiedenis en het leven van de parochie markeren. Hoewel deze informatie mogelijk niet direct van toepassing is op de dagelijkse activiteiten van de parochie, kan het van waarde zijn voor toekomstig historisch onderzoek en het behoud van de parochiegeschiedenis.

Belangrijkste onderscheid:

Het belangrijkste verschil tussen bewaren en archiveren is niet de termijn, maar vooral het doel van de gegevensopslag. Terwijl het termijn bewaren gericht is op het behouden van gegevens voor lopende activiteiten, is archiveren gericht op het veiligstellen van gegevens voor historische en onderzoeksdoeleinden.

In overeenstemming met de AVG moeten organisaties zorgvuldig nadenken over hun bewaar- en archiveringspraktijken en ervoor zorgen dat beide processen voldoen aan de principes van gegevensbescherming. Dit omvat het implementeren van passende technische en organisatorische maatregelen om gegevens veilig te bewaren en archiveren, evenals het documenteren van de redenen en procedures achter deze acties.

Meer informatie over bewaartermijnen leest u hier.