AVG-nieuws: welke vragen krijgen parochies naar aanleiding van Actie Kerkbalans?
De campagnetijd voor Actie Kerkbalans is voorbij. Sommige parochies hebben naar aanleiding van deze actie vragen gekregen van kerkleden, gerelateerd aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). De antwoorden op deze vragen zijn van belang voor alle parochies. De belangrijkste vragen en antwoorden zijn:
Mag de Actie Kerkbalans nog wel op grond van de AVG?
Ja, de parochie mag haar leden benaderen voor deelname aan de Actie Kerkbalans. Is iemand lid van de geloofsgemeenschap dan mag hij of zij benaderd worden voor een bijdrage. De AVG verbiedt dit niet. Bij het organiseren en uitvoeren van Actie Kerkbalans gebruikt de parochie persoonsgegevens uit de R.-K. ledenadministratie van de parochie. De parochie is natuurlijk gehouden om hiermee zorgvuldig om te gaan zoals de AVG van elke instelling of organisatie vraagt.
Welke regels zijn van toepassing op het organiseren van Actie Kerkbalans?
De regels van de AVG – over bijvoorbeeld zorgvuldigheid, veiligheid en transparantie – zijn ook van toepassing op de parochie als zij Actie Kerkbalans organiseert. Daarnaast zijn er kerkelijke regels van toepassing zoals het Algemeen Reglement bescherming persoonsgegevens parochies. Dit is een regeling die in heel de Nederlandse R.-K. Kerkprovincie geldt.
Gaan de vrijwilligers die bij kerkleden aan de deur komen wel goed om met de gevraagde persoonsgegevens?
Het is belangrijk dat de parochie de vrijwilligers die betrokken zijn bij Actie Kerkbalans informeert over het feit dat zij met persoonsgegevens werken. Vaak ook met financiële gegevens. Zoals begrijpelijk is, willen ook de parochianen die benaderd worden voor Actie Kerkbalans, dat hier zorgvuldig mee wordt omgegaan.
Vrijwilligers die helpen bij Actie Kerkbalans mogen de gegevens op de looplijsten of formulieren alleen rechtstreeks delen met de parochieadministratie. Vrijwilligers mogen de formulieren niet thuis laten slingeren of bewaren. Die formulieren moeten ze zorgvuldig verzamelen (en in bijvoorbeeld in een enveloppe bewaren, niet zichtbaar voor derden) en dan na afloop van de Actie Kerkbalans naar het parochiesecretariaat brengen.
Wat doet de parochie met het Kerkbalansformulier dat een kerklid opstuurt?
De formulieren worden verwerkt in de financiële administratie en daarna gearchiveerd en na zeven jaar vernietigd.
Wat gebeurt er als de parochie formulieren of looplijsten kwijtraakt?
Als formulieren of looplijsten waarop persoonsgegevens staan kwijt raken, moeten er passende maatregelen worden getroffen. De parochie moet dan onderzoeken of er sprake is van een datalek. Hiervoor geldt op grond van de AVG en het Algemeen Reglement Bescherming Persoonsgegevens Parochies een vaste procedure. Parochies die willen weten wat ze in dat geval moeten doen, kunnen informatie over datalekken vinden via www.rkkerk.nl/avg
Als iemand zich heeft laten uitschrijven bij de R.-K. Kerk, maar hij of zij krijgt nog wel post over Kerkbalans, wat kan deze persoon dan het beste doen?
In dat geval is het het beste contact op te nemen met het secretariaat van de betreffende parochie met het verzoek om verwijdering uit de plaatselijke administratie. De parochie kan dan controleren of de uitschrijving wel goed is verwerkt. Het kan zijn dat er iets mis is gegaan bij de uitschrijving. Dat is vervelend en moet dan natuurlijk worden hersteld.
