Nieuws

Binnen parochies werken veel medewerkers en vrijwilligers met persoonsgegevens van parochianen, zoals namen, adressen, e-mailadressen en telefoonnummers. Het is belangrijk dat deze gegevens alleen worden gebruikt zolang en voor zover dat nodig is voor de taak die iemand binnen de parochie uitvoert. Dit volgt rechtstreeks uit de AVG.

Voor het gebruik van persoonsgegevens binnen de parochie geldt altijd een verwerkingsgrondslag, bijvoorbeeld omdat de verwerking noodzakelijk is voor de organisatie van het parochieleven of voor de uitvoering van een specifieke taak. Daarnaast geldt het beginsel van doelbinding: persoonsgegevens mogen alleen worden gebruikt voor het doel waarvoor ze zijn verkregen.

Einde van bestuurstaak of (vrijwilligers)werk

Dat betekent concreet dat een medewerker of vrijwilliger alleen toegang mag hebben tot persoonsgegevens die nodig zijn voor zijn of haar (vrijwilligers)taak én zolang die taak daadwerkelijk wordt uitgevoerd. Zodra dit verandert, vervalt ook de rechtmatige grond om over die persoonsgegevens te beschikken.

Een belangrijk aandachtspunt daarbij is het moment waarop een vrijwilliger, bestuurder of medewerker stopt met zijn of haar werkzaamheden. In dat geval geldt:

• persoonsgegevens en contactlijsten van parochianen mogen door die persoon niet worden bewaard;
• ook niet op een privécomputer, privé-telefoon, tablet, USB-stick of in een persoonlijk e-mailaccount;
• bestanden, overzichten en kopieën moeten worden verwijderd of teruggegeven aan de parochie.

Het in bezit houden van dergelijke bestanden vormt een risico voor zowel de privacy van parochianen als voor de parochie zelf, omdat dit leidt tot een datalek bij het onrechtmatig gebruik van die gegevens.

Geen ‘hergebruik’ voor andere organisaties

Vrijwilligers maken vaak deel uit van het sociale weefsel van een dorp, stad of gemeenschap. Dat is waardevol, maar het verandert niets aan de regels van de AVG. Persoonsgegevens die iemand heeft verkregen uit hoofde van parochiewerkzaamheden mogen niet worden gebruikt:

• voor werkzaamheden voor een andere maatschappelijke organisatie;
• ook niet voor een andere kerkelijke instelling;

Voor elk nieuw gebruik is een eigen verwerkingsgrondslag nodig. Het ‘meegenomen’ gebruik van bestaande lijsten of contactgegevens is niet toegestaan.

Aandachtspunt voor parochiebesturen

Parochiebesturen doen er goed aan hier expliciet aandacht aan te besteden, bijvoorbeeld bij:

• het verstrekken en intrekken van toegang tot bestanden en systemen;
• het maken van afspraken bij de start en het einde van vrijwilligerswerk;
• het regelmatig opschonen van bestanden en adressenlijsten.

Zo wordt zorgvuldig omgegaan met de persoonsgegevens die parochianen aan de parochie toevertrouwen.

Meer informatie?

Meer AVG-nieuws en praktische handreikingen zijn te vinden op rkkerk.nl/avg. U kunt zich ook aanmelden voor de nieuwsbrief om zo op de hoogte te blijven van nieuwe ontwikkelingen: