Nieuws

Parochies krijgen regelmatig verzoeken van mensen tot inzage in persoonsgegevens of een verzoek tot uitschrijving uit de kerkelijke administratie. Deze verzoeken komen via verschillende routes bij een parochie terecht bijvoorbeeld per post of per e-mail, maar ze belanden niet altijd meteen op de juiste plek. Soms blijft zo’n verzoek dan te lang liggen terwijl er wel een afhandelingstermijn voor geldt.

Veel werkzaamheden binnen de Kerk worden uitgevoerd door vrijwilligers. Er komt dus in parochies veel op vrijwilligers af en het secretariaat werkt vaak met beperkte capaciteit. Toch is het belangrijk te benadrukken dat de wettelijke termijnen uit de Algemene Verordening gegevensbescherming (AVG) ook voor kerkelijke organisaties gelden en dat men daar in de parochies dus alert op moet zijn.

Reactie binnen één maand

Op grond van de geldende regels moet een parochie een verzoek van een betrokkene zonder onredelijke vertraging behandelen en in ieder geval binnen één maand na ontvangst reageren.

Binnen deze termijn moet de betrokkene worden geïnformeerd over het gevolg dat aan het verzoek wordt gegeven. Dat kan betekenen dat het verzoek wordt uitgevoerd, maar ook dat aanvullende informatie nodig is om het verzoek te kunnen behandelen. Als een verzoek op een onjuist adres is binnengekomen of onvolledig is, moet de indiener op weg worden geholpen en een antwoord krijgen om zijn of haar verzoek wel correct af te ronden.

Verlenging is mogelijk

De AVG erkent dat de behandeling van een verzoek in sommige gevallen meer tijd kan vergen. Dat kan bijvoorbeeld het geval zijn wanneer een verzoek complex is of wanneer er bijzondere omstandigheden zijn die het proces vertragen.

In dat geval mag de termijn met maximaal twee maanden worden verlengd. Daarbij geldt wel een belangrijke voorwaarde: de betrokkene moet binnen de eerste maand worden geïnformeerd dat de behandeling meer tijd zal kosten en waarom die verlenging nodig is.

Wanneer een verzoek betrekking heeft op het verwijderen van persoonsgegevens uit het doopboek, is het goed te verduidelijken dat gegevens uit het doopregister in beginsel niet worden gewist. In plaats daarvan wordt een kerkverlating in de administratie geregistreerd. Voor nadere toelichting kan in dat geval worden verwezen naar deze informatie.

Praktische aandachtspunten

In de praktijk ontstaan problemen vooral wanneer een verzoek niet leidt tot een terugkoppeling aan de indiener. Het komt bijvoorbeeld voor dat een verzoek intern wordt doorgestuurd binnen de parochie zonder dat daarbij duidelijk wordt afgesproken wie verantwoordelijk is voor de terugkoppeling aan de betrokkene. In zo’n situatie kan het gebeuren dat iedereen ervan uitgaat dat iemand anders reageert. Degene die een bericht doorstuurt moet er daarom ook op letten dat er daadwerkelijk wordt gereageerd door diegene van wie dat wordt verwacht. Bij het doorsturen kan het goed zijn om de termijn van reageren binnen een maand te benadrukken.

Nog beter is om vaste afspraken te hanteren over wie standaard reageert als er een dergelijk verzoek binnenkomt en ervoor te zorgen dat iedereen op het secretariaat wie er verantwoordelijk voor is. Vanuit vragen die binnenkomen bij het landelijk secretariaat (SRKK) blijkt nu helaas dat niet (tijdig) reageren naar de indieners va een verzoek nog steeds reden nummer één is voor AVG-klachten.