Nieuws

Parochies en Parochiële Caritas Instellingen (PCI’en) werken met veel vrijwilligers. Ook na beëindiging van het vrijwilligerswerk is het belangrijk om zorgvuldig om te gaan met persoonsgegevens van parochianen en andere betrokkenen. Deze mogen niet worden ‘meegenomen’ door de vrijwilliger die stopt.

De parochie of PCI is verwerkingsverantwoordelijke voor deze gegevens. Het is daarom verstandig om bij het afronden van het vrijwilligerswerk expliciet aandacht te besteden aan de vraag of een (voormalige) vrijwilliger nog persoonsgegevens in bezit heeft, bijvoorbeeld op persoonlijke apparaten, in e-mailaccounts of op papier.

Een praktische manier om dit te doen, is door de voormalige vrijwilliger hier gericht over te benaderen en te vragen om persoonsgegevens te verwijderen of terug te geven aan de parochie. Onderstaande voorbeeldtekst kan daarbij helpen.

Modeltekst voor parochies/PCI’en:

Naar aanleiding van een concrete vraag hierover aan de functionaris gegevensbescherming is de onderstaande modeltekst gemaakt, die hier kan worden gedownload:

Onderwerp: Zorgvuldige afronding vrijwilligerswerk en omgang met persoonsgegevens

Beste [naam],

Hartelijk dank voor alles wat u in de afgelopen periode als vrijwilliger voor onze parochie hebt betekend. Uw inzet en betrokkenheid worden zeer gewaardeerd.

In het kader van een zorgvuldige afronding van het vrijwilligerswerk willen wij u vragen nog eenmaal stil te staan bij de vraag of en zo ja welke persoonsgegevens van parochianen of andere betrokkenen zich mogelijk nog in uw bezit bevinden. Dit kan bijvoorbeeld gaan om gegevens op een computer, telefoon, tablet, USB-stick, in e-mails, papieren aantekeningen, lijsten of andere documenten die verband houden met werkzaamheden voor de parochie.

Wij verzoeken u vriendelijk om:

• na te gaan of dergelijke persoonsgegevens zich nog op persoonlijke apparaten of in privé-omgevingen bevinden;
• deze persoonsgegevens, voor zover aanwezig, te verwijderen van persoonlijke devices (computer, iPad, telefoon) en (e-mail)accounts;
• eventuele papieren lijsten, dossiers of documenten die betrekking hebben op het vrijwilligerswerk waarin ook persoonsgegevens van parochianen staan aan het parochiebestuur te retourneren.

Dit verzoek is uitsluitend ingegeven door de verantwoordelijkheid om zorgvuldig om te gaan met persoonsgegevens van parochianen en andere betrokkenen. De parochie is verwerkingsverantwoordelijke voor deze gegevens en wil er zorg voor dragen dat deze op een passende en veilige wijze worden beheerd.

Mocht u vragen hebben over dit verzoek of twijfelen over wat wel of niet onder persoonsgegevens valt dan kunt u uiteraard contact opnemen met het parochiebestuur.

Bij voorbaat dank voor uw medewerking en nogmaals dank voor uw inzet voor de parochie.

Met vriendelijke groet,